Powrót

Polityka Prywatności

Obowiązuje od: 1 stycznia 2025 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach platformy NinjaOS jest podmiot, który zawarł umowę na korzystanie z platformy (dalej: „Administrator"). Dane kontaktowe Administratora dostępne są w ustawieniach workspace.

2. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe użytkowników przetwarzane są w następujących celach:

  • Świadczenie usług platformy — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
  • Zarządzanie pracownikami i zasobami biurowymi — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) lub lit. f (prawnie uzasadniony interes)
  • Bezpieczeństwo platformy i zapobieganie nadużyciom — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO
  • Komunikacja z użytkownikami — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO
  • Cele marketingowe — wyłącznie na podstawie zgody: art. 6 ust. 1 lit. a RODO

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od modułów używanych przez organizację, platforma może przetwarzać:

  • Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, adres e-mail
  • Dane kontaktowe: numer telefonu, adres
  • Dane pracownicze: dział, stanowisko, data zatrudnienia, urlopy, czas pracy
  • Dane dotyczące aktywności: logi systemowe, rezerwacje, zadania
  • Dane biometryczne lub wrażliwe — wyłącznie gdy Administrator wyraźnie je wprowadzi

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym działającym na zlecenie Administratora, w szczególności:

  • Dostawcom infrastruktury technicznej (hosting, bazy danych)
  • Dostawcom usług e-mail i powiadomień
  • Dostawcom usług płatniczych (Stripe)

Dane nie są sprzedawane ani przekazywane podmiotom trzecim w celach marketingowych bez zgody użytkownika.

5. Okres przechowywania danych

Dane przechowywane są przez okres obowiązywania umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa (np. dokumentacja pracownicza — 10 lat). Po zakończeniu umowy dane są usuwane lub anonimizowane w terminie 30 dni, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do:

  • Dostępu do swoich danych (art. 15 RODO)
  • Sprostowania danych (art. 16 RODO)
  • Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") (art. 17 RODO)
  • Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
  • Przenoszenia danych (art. 20 RODO)
  • Sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO)
  • Cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na przetwarzanie przed cofnięciem)

Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem lub złożyć wniosek przez ustawienia konta. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

7. Pliki cookies i śledzenie

Platforma używa plików cookies niezbędnych do działania sesji użytkownika oraz lokalnego przechowywania preferencji (localStorage). Nie stosujemy cookies śledzących ani reklamowych stron trzecich bez wyraźnej zgody.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające dane, w tym szyfrowanie połączeń (TLS/HTTPS), kontrolę dostępu opartą na rolach oraz regularne przeglądy bezpieczeństwa.

9. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana. O istotnych zmianach informujemy użytkowników drogą e-mailową lub poprzez komunikat w aplikacji z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.