Regulamin Świadczenia Usług NinjaOS

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług przez platformę NinjaOS — systemu do zarządzania operacjami biurowymi udostępnianego w modelu SaaS (Software as a Service) pod adresem ninjaos.pl.

Usługodawcą jest Radosław Nowak, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą RADOSŁAW NOWAK 07 EVENT (NIP: 9512548094), ul. Jesienna 5, 05-840 Domaniew, pod marką Office & Operations Ninjas, reprezentowaną operacyjnie przez Magdalenę Kazubską, dostępny pod adresem e-mail: office.ninjas.pl@gmail.com.

Korzystanie z Platformy w jakiejkolwiek formie — w tym rejestracja konta Trial lub złożenie zamówienia — jest możliwe wyłącznie po uprzednim zapoznaniu się z niniejszym Regulaminem i jego akceptacji. Akceptacja jest dobrowolna, lecz niezbędna do zawarcia umowy o świadczenie usług.

• Usługodawca — Radosław Nowak, prowadzący działalność pod nazwą RADOSŁAW NOWAK 07 EVENT (NIP: 9512548094), działający pod marką Office & Operations Ninjas, reprezentowaną operacyjnie przez Magdalenę Kazubską, właściciel i operator Platformy NinjaOS.
• Użytkownik / Klient — osoba fizyczna lub prawna, która zawarła z Usługodawcą umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną.
• Administrator Workspace — osoba zarządzająca kontem organizacji w Platformie, posiadająca rolę „admin".
• Pracownik / Członek zespołu — osoba korzystająca z Platformy na podstawie uprawnień nadanych przez Administratora Workspace.
• Organizacja (Tenant) — podmiot prawny lub osoba fizyczna posiadająca aktywne konto w Platformie (Trial lub Subskrypcja).
• Platforma / Aplikacja — oprogramowanie NinjaOS dostępne pod adresem ninjaos.pl.
• Trial — bezpłatny, ograniczony czasowo (do 30 dni) okres testowy z pełnym dostępem do funkcji Platformy, uruchamiany na wniosek Klienta i aktywowany przez Usługodawcę.
• Subskrypcja roczna — płatny dostęp do Platformy przez 12 miesięcy, zgodnie z wybranym planem cenowym.
• Dane Organizacji — wszelkie treści, dane i informacje wprowadzone przez Użytkowników Organizacji do Platformy.
• Base44 — dostawca infrastruktury technicznej (platforma no-code), na której zbudowane jest NinjaOS; pełni rolę Podmiotu Przetwarzającego dane w imieniu Usługodawcy.

Dostęp do Platformy uzyskuje się poprzez:

• wypełnienie formularza zgłoszenia na Trial (bezpłatny okres próbny) i aktywację konta przez Usługodawcę, lub
• zaproszenie wysłane przez Administratora Workspace istniejącej Organizacji po zakupie Subskrypcji.

Użytkownik zobowiązany jest do podania prawdziwych, aktualnych i kompletnych danych. Jedno konto przypisane jest do jednej osoby fizycznej — udostępnianie danych logowania osobom trzecim jest zabronione.

Rejestracja konta odbywa się za pośrednictwem platformy Base44 (base44.com). Zakładając konto, Użytkownik akceptuje również Regulamin Base44.

Administrator Workspace może zarządzać uprawnieniami Użytkowników, w tym je zawieszać lub dezaktywować.

Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem, niniejszym Regulaminem i obowiązującym prawem. W szczególności zabronione jest:

• udostępnianie danych dostępowych osobom trzecim,
• zamieszczanie treści bezprawnych, obraźliwych lub naruszających prawa osób trzecich,
• podejmowanie działań zakłócających integralność systemu (m.in. ataki DDoS, web scraping, reverse engineering),
• automatyczne masowe pobieranie danych bez zgody Usługodawcy,
• przetwarzanie danych osobowych w sposób niezgodny z RODO,
• odsprzedaż lub sublicencjonowanie dostępu do Platformy bez pisemnej zgody Usługodawcy.

Naruszenie zasad może skutkować natychmiastowym zawieszeniem lub usunięciem konta, bez prawa do zwrotu opłaconych środków.

Nowi Klienci mogą ubiegać się o bezpłatny dostęp próbny (Trial) przez wypełnienie formularza rejestracyjnego. Trial:

• trwa do 30 dni od daty aktywacji przez Usługodawcę,
• obejmuje pełny dostęp do funkcji Platformy,
• jest bezpłatny i nie wymaga podania danych karty płatniczej,
• jest ograniczony do jednego Trialu na Organizację (ten sam NIP lub ta sama firma).

Po zakończeniu Trialu konto przechodzi w tryb zawieszony. Dane Organizacji są wówczas przechowywane przez 30 dni, w trakcie których możliwy jest eksport danych.

Usługodawca zastrzega prawo do odmowy aktywacji Trialu bez podawania przyczyny.

Po zakończeniu Trialu Klient może zakupić Subskrypcję roczną zgodnie z aktualnym cennikiem dostępnym pod adresem /cennik.

Procedura zakupu:

1. Klient składa zamówienie przez formularz na stronie.
2. Usługodawca wystawia i przesyła Fakturę Pro-Forma w ciągu 1–2 dni roboczych.
3. Klient dokonuje płatności przelewem bankowym zgodnie z Fakturą Pro-Forma.
4. Po zaksięgowaniu płatności Usługodawca aktywuje konto w ciągu 1 dnia roboczego i wystawia fakturę VAT.

Subskrypcja jest aktywowana jednorazową płatnością z góry na 12 miesięcy. Ceny podane są w PLN netto + 23% VAT.

Prawo do odstąpienia: Organizacja może zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie. Zwrot środków za niewykorzystany okres możliwy jest wyłącznie na pisemny wniosek złożony w ciągu 14 dni od daty pierwszej płatności, zgodnie z ustawą o prawach konsumenta z dnia 30 maja 2014 r. Prawo do odstąpienia nie przysługuje, jeśli usługa została w pełni wykonana za wyraźną zgodą konsumenta.

Po zakończeniu opłaconego okresu konto przechodzi w tryb zawieszony. Dane Organizacji są przechowywane przez 30 dni umożliwiających eksport, a następnie trwale usuwane.

Usługodawca dąży do zapewnienia dostępności Platformy na poziomie 99% miesięcznie, z wyłączeniem planowanych przerw technicznych.

Planowane przerwy serwisowe będą komunikowane z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem przez komunikat w Aplikacji i/lub e-mail do Administratora Workspace.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy wynikające z działania siły wyższej, awarii zewnętrznych dostawców infrastruktury lub działań Użytkownika.

Platforma NinjaOS zbudowana jest na infrastrukturze technicznej dostarczanej przez Base44 Inc. (USA), która pełni rolę Podmiotu Przetwarzającego dane w imieniu Usługodawcy.

Lokalizacja serwerów i danych:

• Domyślnie dane przechowywane są na serwerach w Stanach Zjednoczonych (chmura AWS).
• Usługodawca zapewnia, że transfer danych do USA odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCCs) zgodnych z RODO.
• Base44 posiada certyfikaty SOC 2 Type II oraz ISO 27001 i jest zgodny z RODO.
• Na żądanie Klientów z wymogu przechowywania danych w UE (plany Enterprise) możliwe jest przeniesienie danych na serwery w regionie EU — w takim przypadku prosimy o kontakt z Usługodawcą.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych przez Base44 dostępne są pod adresem: base44.com/privacy-policy oraz base44.com/dpa.

Usługodawca wykonuje regularne kopie zapasowe danych. Organizacja jest jednak zobowiązana do tworzenia własnych kopii eksportowanych danych — przywrócenie z kopii zapasowej możliwe jest wyłącznie w przypadku awarii po stronie Usługodawcy.

Usługodawca przetwarza dane osobowe Użytkowników zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO).

• Administrator danych osobowych: Radosław Nowak, RADOSŁAW NOWAK 07 EVENT (NIP: 9512548094), działający pod marką Office & Operations Ninjas, reprezentowaną operacyjnie przez Magdalenę Kazubską, e-mail: office.ninjas.pl@gmail.com.
• Cele przetwarzania: świadczenie usług, zarządzanie kontem i subskrypcją, rozliczenia, komunikacja z Klientem, bezpieczeństwo systemu.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
• Podmioty przetwarzające (Procesorzy): Base44 Inc. (USA) — infrastruktura techniczna; Resend Inc. (USA) — wysyłka e-mail. Każdy z podmiotów jest związany umową powierzenia przetwarzania danych lub standardowymi klauzulami umownymi.
• Przekazywanie danych do państw trzecich: Dane mogą być przetwarzane poza EOG (w szczególności w USA) na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCCs) lub innych mechanizmów zgodnych z RODO.
• Okres przechowywania: przez czas trwania umowy, następnie 30 dni na eksport, a po tym czasie — trwałe usunięcie. Dane rozliczeniowe przechowywane są przez 5 lat zgodnie z przepisami podatkowymi.
• Prawa Użytkownika: dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszalność, wniesienie sprzeciwu. Wnioski kierować na: office.ninjas.pl@gmail.com.
• Prawo do skargi: do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Organizacja jako Administrator Workspace przetwarza dane swoich pracowników w Platformie i jest w tym zakresie samodzielnym Administratorem danych w rozumieniu RODO. Usługodawca pełni wówczas rolę Podmiotu Przetwarzającego i przetwarza te dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Organizacji.

Szczegóły w Polityce Prywatności oraz w Umowie Powierzenia Przetwarzania Danych.

Wszelkie prawa do Platformy — w tym kod źródłowy, interfejs graficzny, dokumentacja, logotypy i znaki towarowe — stanowią wyłączną własność Usługodawcy i są chronione przepisami prawa autorskiego.

Użytkownikowi udzielana jest niewyłączna, nieprzenoszalna, odwołalna licencja na korzystanie z Platformy wyłącznie w celach opisanych w niniejszym Regulaminie, na czas trwania umowy.

Dane wprowadzone przez Organizację pozostają wyłączną własnością Organizacji. Usługodawca nie rości sobie żadnych praw do treści tworzonych przez Użytkowników.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• utratę danych wynikającą z działań lub zaniechań Użytkownika,
• szkody pośrednie, utracone korzyści ani straty wynikające z korzystania lub niemożności korzystania z Platformy,
• treści zamieszczane przez Użytkowników,
• decyzje biznesowe podejmowane na podstawie danych przetwarzanych w Platformie,
• działania lub zaniechania podmiotów trzecich (Base44, Resend).

Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy — z wyłączeniem przypadków winy umyślnej — ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Organizację w ciągu ostatnich 3 miesięcy przed zdarzeniem powodującym szkodę.

Organizacja może rozwiązać umowę w dowolnym momencie, kontaktując się z Usługodawcą. Po rozwiązaniu umowy:

• dostęp do Platformy zostaje wstrzymany z końcem opłaconego okresu,
• Dane Organizacji są przechowywane przez 30 dni umożliwiających eksport,
• po upływie 30 dni dane są trwale i nieodwracalnie usuwane.

Usługodawca może zawiesić lub usunąć konto Organizacji w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu — ze skutkiem natychmiastowym.

Usługodawca zastrzega prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O planowanych zmianach Administratorzy Workspace będą informowani drogą e-mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

Dalsze korzystanie z Platformy po wejściu zmian w życie jest równoznaczne z ich akceptacją. Jeśli Organizacja nie akceptuje zmian, może rozwiązać umowę przed ich wejściem w życie.

Regulamin podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów o jurysdykcji w sprawach konsumenckich.

W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta oraz RODO.

Kontakt: office.ninjas.pl@gmail.com

Regulamin wchodzi w życie z dniem 26 czerwca 2026 r. i zastępuje wszelkie wcześniejsze wersje.